自分で許可申請しようとして、または従業員さんに許可申請をしてもらおうとして、一通り手引も読んで書類作成をして申請に行ったけどなんかごちゃごちゃ言われて受理されなかったので行政書士に相談に来た、と仰る方が時々いらっしゃいます。
どういった理由で受理されなかったのかについてはそれぞれのご事情であったり、申請書類の間違いだったり、添付書類の不備だったりと多岐に渡るので、ご相談いただいてから書類等も確認した上で個別に検討していくしかありません。
とはいえそれだと自己解決の芽が絶たれてしまいますので、ここでは自己申請される方が見落としがちなチェックポイントをいくつか挙げて解説をしていきます。
不受理の理由が以下に該当する方はぜひ参考にして補正を行なってみてください。
定款に該当する工事の目的の記載がない
案外見落とされやすいのですが、定款の目的に建設業許可を取るのに必要な項目の記載が無い場合や、それっぽいことは書いてあるけどこの文言ではちょっと・・・と言われて補正を求められることがあります。
そもそも建設業を行なうために作った会社であれば滅多に起こらないことですが、この場合では逆に、工事の内容を限定しすぎていて、業種追加をする際に定款の目的変更が必要となってしまうケースもあります。
例：１．建築一式工事業
２．とび・土工工事業
３．前各号に付帯する一切の事業
例えば目的に上記の記載しかなく、建築一式ととび土工で許可をとっていたのだけれど、追加で管工事の許可をとることになった場合には管工事業を目的追加しなければなりません。
このように、目的を限定しすぎることによって事業拡大に対応出来ない定款のままになっていることはわりとよくあります。
大阪府知事許可では今のところ、単に『建設業』と書いてあれば全ての業種の許可に対応できるのですが、都道府県によっては建設業の記載だけではダメ！と指導されるところもありますので、自分が許可を取りたい官公署へ確認を行なうことを絶対に忘れないでください！
この手続きは司法書士さんへ相談し、定款の目的変更登記を依頼してください。
目的変更の範囲であればどれだけ変わっても法務局へ支払う登録免許税は同じですので、せっかくならしっかり事業の見直しと今後の目標を踏まえてより良い内容に変更してもらうことをおすすめします。
定款の記載と登記簿の記載が異なる
会社の歴史が長くなればなるほど起こりがちですが、現行の法人履歴事項全部証明書（いわゆる登記簿）の内容と、お手元で管理している定款の内容が異なっている場合があります。
例：以前は取締役会設置会社で今は非設置会社となり登記もしているのに定款はそのまま
商号や資本金額が変わっているのに設立時のまま ・・・等
許可申請時には登記簿も定款もどちらも提出するため、内容に齟齬があれば当然正しい方に合わせて修正してくださいとなります。
殆どの場合は登記が最新の状態で、手元の定款データが古いだけなので、登記を依頼している司法書士さんに連絡して最新の定款のデータを送って頂くことで解決します。
それでも解決しない場合は、齟齬が起こっている部分の変更登記を新たに行なって解消するしかありません。
定款データを送って頂く時に、現況と登記の内容に間違いがないか司法書士さんに確認していただけると安心ですね。
稀に、今まで依頼していた司法書士さんに連絡がとれずに定款のデータがもらえない、という状況に陥っている方もいらっしゃいますが、この場合はひとまず行政書士にご相談ください。
新たに登記が必要であれば司法書士さんへの依頼をご案内しますし、単に定款の変更だけでよければ行政書士で対応することも可能です。
役員の任期が切れている
役員の任期については定款にて定められています。
定款に役員の任期は二年と書いてあれば、登記は二年毎に役員の変更登記または重任登記がなされていなければなりません。
登記上で役員の任期が切れていたとしても法務局からお知らせがくるわけではないので、知らない間に何年も任期が切れたままになっていたというケースに出会うことがあります。
建設業の申請を行なう際には役員名簿等、役員に関する書類も多数提出しますので、現在の正しい状況に登記をそろえていただく必要があります。
蛇足ですが、「役員が死なない限り変更なんてしないのに毎年二年毎に登記なんてやってられない！」というお声をいただくことも多いので、こういった場合は役員の任期を伸ばす事も出来ますので、そこも含めて司法書士さんへ相談してみてください。
経営管理責任者となる役員の任期が確認できない
経営管理責任者として申請した人が、現在の登記簿に役員として確かに記載されているが、現行の登記簿だけでは５年以上役員として就任していたかを確認出来ない場合があります。
この場合は法務局にて現行の登記簿だけでなく、『閉鎖謄本』も合わせて取得してみてください。
閉鎖謄本とは簡単に言えば現行の登記簿には載っていない、それ以前の会社の情報を記載した登記簿ですので、そちらで５年以上の就任が確認出来ればエラーは解消されます。
常勤と非常勤の区別がなされていない
会社を複数経営されている方にありがちなのですが、どの会社でも常勤として確定申告の役員報酬欄に記載されていたり、常勤してない方の会社に主たる事業所として社保登録されていたり、色んな所へ提出している色んな書類が全て突き合わせるとぐちゃぐちゃ、ということがあります。
建設業では経営管理責任者や専任技術者として登録する方は常勤専従であることを要件としていますので、これらがぐちゃぐちゃのままでは常勤性も専従性も担保されないため申請を受け付けてくれません。
面倒ですが、建設業許可申請を行なう会社に常勤専従していることを公的書類にて整合性がとれるように説明できる状況に整えなければなりません。
確定申告書類では必ず建設業会社を常勤とし、他の会社では非常勤として申請してください。
社会保険等については、建設業会社を主たる事業所としてください。
何より一番大事なことですが、経営管理責任者や専任技術者として登録をした人は、書類を整えるだけでなく、実際に必ず建設業会社に常勤専従してください。
書類上整ってれば大丈夫ということではありません。
許可の要件が常勤専従である以上、それが守れないのであればそもそも許可申請をしてはいけませんし、許可取消事由となりますのでここは本当に重く捉えてください。
さいごに
今回あげた項目はざっと手引を読んだだけではわかりづらい、けれど大切なチェック項目です。
それぞれ意味があってチェックされている項目ですので、これから許可事業者として安心安全に業務を行なうためにも、「なぜそうしなければならないのか？」という所を考えながら一つ一つ是正していただけることを願っています。
